Закон Паркинсона знаком всем, кто хотя бы однажды выполнял работу к определенному времени. Это могло быть написание сочинения в школе или создание проекта на работе, сдача отчета или конспекта. И не важно, знакомы вы были с этим понятием или нет, с большей вероятностью оно все равно сработало. Рассмотрим закон Паркинсона подробнее и изучим механизм его действия.
Первый закон Паркинсона
Первый закон Паркинсона был издан в 1955 году. Смысл закона заключается в том, что какой бы не был обозначен срок на выполнение задания, человек будет подстраиваться под него и вряд ли сделает работу быстрее. То есть, если вы получили несложное задание, которое сможете сделать за три часа, а срок исполнения указан три дня, — вы, скорее всего сдадите его только через три дня. В подсознании многих работников сидит утверждение «чем дольше времени тратится на выполнение задания, тем лучше оно выполнено». Так или иначе, это ошибочное суждение.
Первый закон Паркинсона подсказывает, что сотрудник станет выполнять работу столько дней или часов, сколько будет указано. Если дедлайн – неделя, то простое на первый взгляд задание будет «обрастать» кучей деталей и подробностей, а выполнение затянется на неделю. Если один час – мозг сформулирует упрощение работы, и задание будет сделано через час.
Почему так происходит? Дело в том, что мы даем себе возможность расслабиться при выполнении несложных заданий по разным причинам. Возможно, думаем, что задание имеет непонятную сложность, поэтому имеет долгий срок. Или тянем время, чтобы работодатель не решил, что плохо поработали, если выполним дело быстрее положенного. Или, еще чего, закидает другими заданиями и сократит срок исполнения. А оклад-то останется прежним!
Тогда и выходит, что человек в большинстве случаев искусственно затягивает выполнение работы и сдает ее только в обозначенный срок, либо вовсе его продляет. Но закон Паркинсона основан на практических наблюдениях, он не выстроен на чисто теоретических суждениях о британских служащих.
Закон Паркинсона – эмпирический закон
Эмпирический закон – утверждение, основанное на данных, полученных опытным путем. Журналист и историк Сирил Нортон Паркинсон, долгое время работавший на посту государственного служащего в Великобритании, на основе собственных наблюдений составил некоторое количество алгоритмов по теме поведения людей в обществе и подчинения их законам социума. Они стали известны после публикации как «Законы Паркинсона» и встречены неоднозначно.
Кто-то полностью признал их состоятельность, кто-то заявил, что С. Паркинсон психически болен, если написал такую чушь, а кто-то самоуверенно сообщил, что знал об этом и без него. У каждого человека есть свое мнение, но не все способны присмотреться к очевидным вещам и взять их на вооружение.
Эмпирический закон Паркинсона утверждает, что человек может уйти от этой привычной схемы, только когда поменяет свое отношение и изменит установку «лучше работать дольше, чем качественнее».
В лучшем случае сотрудник увеличит не только производительность труда, но и доход, в худшем – просто сделает работу раньше, а до «дедлайна» тихо будет заниматься своими делами. Работодатель, который тоже считает, что лучше работать дольше, чем лучше, не заметит подвоха, так как не перестанет давать длительные сроки для выполнения работ.
Но, поняв действие законов Паркинсона, можно существенно увеличить производительность труда и уменьшить трудозатраты. Все дело – в правильном распределении времени.
Тайм-менеджмент как способ научиться все успевать
Тайм-менеджмент в переводе с английского звучит как «распределение времени». Это довольно широкое понятие, включающее в себя не только время. Сюда входит и умение ставить цель, планировать, анализировать, действовать в соответствии с планом и уметь подстраиваться в случае незапланированных отклонений.
Эффективный результат, без рисков получить нервный срыв, заключается в умении правильно распределять время. Возьмите на себя ответственность за то время, которое вы проводите за работой или отдыхом, объективно проанализируйте свой день. Наверняка увидите, что значительную часть времени потратили зря, так как не знали, с чего начать и чем заняться.
Исследования показали, что предварительное планирование задач и дел даже в первый день работы помогает повысить производительность труда на 25%! Записанные с вечера дела с указанием реального срока выполнения помогут придерживаться плана и будут «притягивать» к себе. Вам меньше захочется отвлекаться на чай, кофе, просмотр ленты социальных сетей, если в плане будут маячить невыполненные дела.
Запомните правило 10/90, которое гласит, что 10 процентов времени, потраченного на предварительное планирование, поможет сэкономить 90 процентов времени на исполнение работы.
Одной из важных позиций тайм-менеджмента является позиция определения важности задач. Из списка запланированных дел необходимо выделить задачу, важность которой будет преобладать над другими. Оцените возможные последствия ее невыполнения в срок, как оцените и преимущества ее выполнения. Возьмите за правило в первую очередь доводить до конца важные задачи, прежде, чем приступать ко второстепенным.
Научитесь контролировать себя и свои результаты на любых этапах деятельности. После завершения первой части работы, проверьте результат, осмыслите, при необходимости поправьте и улучшите. Самоконтроль – важная составляющая при выполнении любой деятельности.
Меры, которые помогут увеличить продуктивность
Увеличить продуктивность можно с помощью простых приемов, которые приведем в статье. Они помогут реально сократить трудозатраты при реальном повышении производительности труда и качества результата.
- Сделайте анализ реальных сроков, необходимых для выполнения заданий. Возьмите блокнот, составьте план работы и список дел. Напротив каждого дела проставьте срок выполнения. Сократите этот срок в два раза (лучше не зачеркивать, а закрасить первоначальную дату, чтобы она не давала расслабиться и не отвлекала от работы).
Считайте, что эти сроки вам обозначили в исходнике, не вы их придумали. Приступите к работе. После выполнения вы увидите, что некоторые сроки установлены неверно, так как некоторые задания по сложности должны быть обозначены более продолжительными сроками, а у некоторых, наоборот, можно и еще уменьшить сроки. Этот опыт поможет в дальнейшем распределении времени, так как примерно вы будете знать, сколько потребуется дней/часов на ту или иную деятельность.
- Разбивайте сложные задачи на этапы, каждый из которых обозначайте сроками. Мозг легче воспринимает множество маленьких дел по сравнению с одним большим. Не увлекайтесь только доведением каждого пункта до совершенства, так рискуете затянуть весь процесс. Учитесь видеть в каждом сделанном фрагменте готовый пазл для общего результата. В этом — тоже суть умения планировать свое время и дела.
- Ведите постоянную борьбу с занятиями, которые некоторые исследователи называют «паразиты времени». Что ворует наше время? Постоянная привычка проверять социальные сети и электронную почту (а вдруг в течение последних 15 минут, что вы туда не заглядывали, там произошло событие, кардинально меняющее жизнь?); походы в «курилку»/за кофе/за чаем, которые сопровождаются разговорами с коллегами (согласитесь, часто пустыми!), просмотр роликов с котиками/приколами/сплетнями и т.д.
Поверьте, что, скорее всего, ничего существенного не произойдет без вашего постоянного присутствия в социальных сетях, наоборот, вполне вероятно, что вы получите много ненужной, даже негативной информации, которая вряд ли поднимет настроение и повысит работоспособность. Это время улетает намного быстрее того времени, которое отведено на работу. Так и получается, что вы вроде на работе, а по факту еще и не работали…
Возьмите это под контроль. Запишите в блокнот, что проверите электронную почту только тогда, когда завершите работу над каким-либо заданием, социальные сети в смартфоне подождут вас до обеденного перерыва, перекус организуете тогда, когда почувствуете голод или закончите дело.
- Ищите мотивацию. Если вы работаете в офисе и количество сделанного не влияет на вашу заработную плату, идите на маленькую хитрость: сделайте работу раньше и прочтите статью или книгу, которую давно не могли прочесть. В любом случае, найдите занятие по душе, пока не истек дедлайн, впишите его в свой внутренний план и не отвлекайтесь.
Если ваш доход зависит от количества сделанной работы, придумайте личную мотивацию: куда потратите заработанные сверхурочно деньги, куда пойдете в случае досрочной сдачи работы и появления свободного времени.
- Не используйте лазейки самообмана: у меня реально больше времени, чем я обозначила, я могу сначала сделать то, а потом это и т.д. Подобные вещи дезорганизуют и снижают производительность, работа утрачивает остроту и смысл, общий тонус снижается. Это – хорошая почва для развития прокрастинации.
Соблюдайте баланс в работе и отдыхе, учитесь планировать дела и расставлять приоритеты выполнения задач. Не позволяйте «пожирателям времени» одержать над вами верх, учитесь контролировать себя и свои занятия. Только грамотно организованный день принесет положительные результаты и удовлетворение.
