Как укротить время или основные фокусы тайм — менеджмента

Почему одни люди работают, не покладая рук, но все еще далеки от достижения своих целей? А другие успевают и  работать и отдыхать? Как все успевают президенты? И почему так часто не хватает целого дня рядовым служащим? 

Разгадка кроется в умении правильно организовать свое время.

А эффективная организация рабочего и личного времени называется тайм — менеджмент. Познакомимся с этим явлением поближе. Начнем с того…

Что такое тайм — менеджмент и откуда он взялся

Возникновение тайм — менеджмента связывают с именем древнеримского мыслителя Сенеки. Более двух тысяч лет назад философ задумался о том, день может быть проведен хорошо, плохо или бесполезно. Тогда он решил вести письменный учет всех выполняемых дел. Откуда и получил представление о том, что влияет на продуктивность. К тому же, Сенека считал, что необходимо уже сегодня задумываться о перспективах в будущем. То есть ставить долгосрочные задачи, выполнение которых приведет к желаемой успешности.

С того времени уже много воды утекло, но основная идея остается актуальной и в наши дни. Каждый день нужно “закладывать по кирпичику”, чтобы в итоге получить “дом”. А тайм — менеджмент выступает в роли системы, способствующей эффективной “застройке”.

Тайм — менеджмент — это система, помогающая ставить правильные цели и задачи, а также эффективно распределять временные ресурсы для их выполнения. 

Более того, грамотный тайм — менеджмент можно считать не просто историей про повышение своей производительности. Это путь к самосовершенствованию и личностному росту. Высокий уровень самоорганизации  ведет к становлению по-настоящему успешной личности.

Вообще все люди, далеко не идеальны, но это нормально. Ненормально быть недовольным собой или своей жизнью, но не стремится что-то исправить.  Мы все имеем ряд вредных психологических привычек и особенностей характера, которые явно мешают нам стать лучше. Признание проблемы, зачастую, является первым шагом к ее решению. Рассмотрим ниже несколько особенностей, которые явно не только не дают нам расти, но даже тянут вниз. А все потому, что они убивают столь драгоценное для нас время.

“Пожиратели” времени

• Медлительность;
• Рассеянность;
• Желание быть всегда полезным;
• Неумение отказывать ;
• Привычка хвататься за все и сразу;
• Неадекватная оценка сроков и объемов работы;
• Отказ от установленных сроков;
• Отсутствие привычки вести списки.

Если узнали себя хотя бы в нескольких пунктах, то пора срочно что-то менять. А подскажут как и с чего начать правила и принципы тайм — менеджмента.

Правила тайм — менеджмента

Правила тайм — менеджмента представляют собой 5 этапов, следование которым поможет в кратчайшие сроки достичь поставленных целей.

• Планирование. Тайм — менеджмент — это  инструмент эффективного распределения времени и  начинается он с планирования. То есть с определения конечных целей и задач, а также выбора инструментов для реализации задуманного.
• Определить цели. Грамотное целеполагание — это залог эффективного планирования. Без постановки четкой цели сложно представить в какую сторону нужно двигаться. Приступая к любому делу, следует заранее представить желаемый результат выполняемых действий. Одну большую, глобальную цель следует дробить на несколько более мелких.
• Расстановка приоритетов. Вне зависимости от того, идет речь о рабочем процессе или оптимизации личного времени, целей и задач всегда больше, чем одна. Хвататься за все и сразу однозначно не получится. Поэтому важно правильно расставить приоритеты. Понять, что нужно сделать в первую очередь, а что можно отложить на потом.
• Реализация. Когда цели поставлены, необходимо разобраться с путями их достижения. Для этого следует продумать эффективные шаги, которые смогут привести к достижению поставленных целей.

• Контроль. Чтобы понять на какой стадии находится реализация задуманного, следует прибегать к оценке предпринимаемых действий. Контролировать выполнение плана. Анализировать ситуацию с точки зрения прогресса и регресса. То есть оценивать эффективность выбранной стратегии. 

Принципы тайм — менеджмента

Для того, чтобы правила тайм — менеджмента работали эффективно, следует придерживаться следующих принципов.

S.M.A.R.T. Принцип постановки целей

С английского слово “smart” переводится как “умный”. Очень уместно, ведь ставить цели нужно по-умному.

• S — specific, то есть конкретно;
• M — measurable, значит измеримо;
• A — achievable, означает достижимо;
• R — relevant, переводится как согласовано;
• T — time, значит время.

Разберемся подробнее с главными действующими героями.

• Конкретно, то есть конечный результат должен быть четким и понятным, а не далеким и размытым. 

Посмотрим на примере. Цель: купить автомобиль. В данном случае речь идет о желании, притом совершенно не ясно, каким образом оно должно исполнится.

С точки зрения психологии, такая формулировка совершенно неэффективна, так как не запускает правильные мыслительные и деятельные процессы. Такая цель не конкретна.

Рассмотрим другой пример. Цель: заработать один миллион рублей за полтора года и приобрести  автомобиль Hyundai Solaris белого цвета. Такая постановка цели превращается в решаемую задачу. То есть для того, чтобы купить именно этот автомобиль, нужно заработать определенную сумму денег. Из самой цели формируются шаги к ее достижению.

Не имеет значения, о каких целях идет речь, профессиональных или личных. Важно представлять конкретный результат.

• Измеримо. В формулировке цели должны присутствовать количественные показатели, показывающие текущий прогресс и итоговое достижение результата. То есть единицы измерения. Например, денежные: рубли, доллары и так далее. Проценты. Количество штук, раз и так далее. 

К примеру: выучить 1000 итальянских слов за полгода. Для этого изучать не менее 6 новых слов ежедневно.

• Достижимо. Цели должны быть реальными. Мечтать, конечно, не вредно. Но нужно отдавать себе отчет о существующих возможностях. Формула SMART (имеющиеся ресурсы + потенциальные возможности = желаемый результат) работает эффективно только тогда, когда все слагаемые реальны. Следует учитывать финансовые возможности, знания и умения, состояние здоровья, наличие времени и другие.

Например, ставить целью: через месяц работать топ-менеджером в АО “Газпромбанк”. При этом имея среднее специальное образование повара-кондитера. Амбициозно, конечно, но! Нужно учитывать свой реальный опыт работы и компетенцию в этой сфере, наличие нужного образования. 

• Согласованно. Поставленные цели не должны быть противоречивы реальности и друг другу. Нельзя задаваться целью, которая не сможет уложиться в существующую действительность. Вряд ли получиться одновременно успевать “ложиться пораньше спать” и “каждый вечер перед сном смотреть документальные фильмы”.
• Время. Необходимо ставить конкретные временные рамки для достижения цели. По данному критерию цели бывают:

1. Краткосрочные — на достижение отводится до ста дней.
2. Среднесрочные — от трех до двенадцати месяцев.
3. Долгосрочные — более одного года.

Принцип матрицы Эйзенхауэра

Дуайт Эйзенхауэр как-то отметил, что: “Срочные дела редко бывают важными, а важные — далеко не всегда такие уж срочные”. На основе этого умозаключения он разработал матрицу, позволяющую эффективно расставлять задачи по приоритетам. Что способствует рациональному распределению времени.

По системе Эйзенхауэра все задачи можно отнести к одной из четырех категорий:

1. Важные и срочные задачи;
2. Важные, но несрочные задачи;
3. Срочные, но не важные задачи;
4. Не срочные и не важные задачи.

Рассмотрим каждую категорию более подробно.

Важные и срочные задачи требуют немедленного решения. Это своего рода очаги возгорания, которые необходимо потушить прямо сейчас. 

Яркими примерами таких ситуаций являются: написание курсовой работы в последнюю ночь; дедлайн на работе.

Как правило, при грамотном тайм — менеджменте количество задач первой категории стремится к нулю. Исключением могут стать разве что форс-мажорные ситуации. 

Важные, но не срочные дела. Задачи, отнесенные к данной категории не требуют скоропалительного решения. Однако, отсутствие срочности вовсе не означает, что их следует откладывать “в долгий ящик”. Как раз наоборот.

Для того, чтобы они перешли в категорию А им необходимо своевременно и систематически уделять время. Постоянная проработка таких дел является залогом успешного будущего.

Например, подготовка квартального или годового отчета. Вместо того, чтобы сидеть за ним в последнюю ночь и испытывать пределы своих возможностей, можно заранее озаботиться его составлением. Уделять ему каждый день минут по 20-30. А в конце лишь свести данные воедино.

Или, к примеру, спорт. Очевидно, что спорт укрепляет здоровье, заряжает энергией, помогает усилить иммунитет. Для того, чтобы в будущем не тратить время на больничные, не испытывать физический и эмоциональный дискомфорт следует регулярно заниматься спортом.

Срочные, но не важные. Как правило, такие задачи впоследствии становятся “сказкой о потерянном времени”. Они приобретают свою значимость лишь за счет ограниченного времени. Мысль об упущенной “выгоде” заставляет людей бросать все и бежать их решать. Однако, на деле коэффициент полезности от их выполнения стремиться к нулю. Ввиду попусту потраченного времени.

Ярким примером таких ситуаций являются “последние дни распродаж”. Когда человек узнает, о “последнем шансе приобрести что-то за такую смешную цену”, то бегом мчится тратить свои кровные. Стоит в часовых очередях, состоящих из таких же страстно жаждущих купить это “неведомо что”.  Но если разобраться, то либо это было не так уж и необходимо, либо можно было сделать все заранее.

А вот по-настоящему важные дела так и не решились. И вот-вот могут попасть в категорию А.

И не важные, и не срочные. Но такие приятные. И затягивающие. 

Ну как не поболтать с коллегой о женских пустяках? Или как вообще оторваться от просмотра Игры Престолов? Ведь белые ходоки сами себя не победят! Как и текущие дела сами себя не переделают. Зато в итоге выльются в дедлайн. 

Как быть? Ведь невозможно все время работать и совсем не отдыхать. Ответ довольно прост: грамотно распределять задачи по приоритетам, тогда точно останется время для отдыха и занятий по душе.

Принцип Парето

Принцип Парето, или 20 на 80 гласит: двадцать процентов усилий дают восемьдесят процентов результата. Звучит красиво, но кажется нереальным.

Секрет успеха принципа Парето заключается в “расхламлении”. В умении фокусироваться на самом важном. 

Практическое подтверждение эффективности его работы можно найти даже на бытовом уровне.

Например, ситуация, когда пара решила провести весь день вместе. Казалось бы идиллия. Но, как правило, за целый день возникает куча отвлекающих факторов. То важный звонок, то новая серия любимого сериала вышла. Внимание рассеивается. В конце дня, проведенного вдвоем, нет ощущения удовлетворения. 

Другое дело, когда встреча строго ограничена во времени. Вот тогда то весь фокус внимания направлен только на партнера. Все остальные дела переносятся на потом. Как итог — такая встреча точно не забудется. Потому что она была эффективна.

Еще один наглядный пример применения принципа: изучение иностранных языков. Каждый язык содержит более миллиона слов. Процесс изучения может занимать далеко не один год. Но на практике для понимания разговорной речи будет необходим словарный запас примерно в тысячу слов. А с этим можно справится и за пару месяцев.

Таким образом, вместо длительного заучивания давно забытых слов, можно сфокусироваться на том минимуме, который поможет заговорить в кратчайшие сроки.

Для того, чтобы правильно использовать принцип, нужно придерживаться следующей схемы действий:

1. Составляем список задач;
2. Расставляем приоритеты (тут может пригодиться матрица Эйзенхауэра);
3. Из списка самых приоритетных задач выбираем двадцать процентов наиболее значимых;
4. Прикладываем максимальные усилия для выполнения отобранных 20% задач.

Принцип “Помидоро” 

Свое название получил от кухонного таймера, напоминающего помидор. Принцип довольно прост: упорно работай 25 минут и 5 минут отдыхай. Так четыре раза. Потом устраивай более продолжительный отдых, 15-25 минут, и начинай сначала. 

Такой подход помогает работать эффективно, но не перегореть. Временные интервалы можно скорректировать под себя. Например работать 40 минут, а отдыхать 10.

Главное — придерживаться установленных временных рамок.

Принцип “Лягушка на завтрак”

У каждого человека есть задачи, выполнение которых происходит с легкостью. А бывают такие, которые настолько неприятны, что хочется отложить их как можно дальше. Их и называют “лягушками”.

Зачастую такие задачи совершенно не трудоемкие, просто нелюбимые.

Зачем же тогда с них начинать свой день? Все очень просто: чтобы они больше не прыгали перед глазами. Чтобы почувствовать эмоциональный подъем от закрытой задачи. Чтобы был повод гордиться собой уже утром.

Психологи утверждают, что если самое нежелаемое победить с самого утра, то весь оставшийся день сложится удачно.

Принцип “Бифштекс из слона”

Некоторые рабочие  проекты кажутся огромными и неприступными. Вот точно как большой африканский слон. С чего начать работу над ними? За что хвататься? Ведь за раз всего слона никто не сможет осилить. 

Для того, чтобы все-таки эффективно разделаться с большим и страшным слоном, необходимо разделить его на кусочки. Небольшие, посильные ежедневные задачи. Каждой выделять определенное количество времени для “приготовления и поедания бифштекса из слона”. 

Продуктивная работа наглядно покажет как некогда могучий и пугающий слон начинает “таять на глазах”.

Общие рекомендации

Помимо перечисленных принципов существуют общие рекомендации эффективной организации тайм — менеджмента:

• Уметь говорить “нет”! Свои силы необходимо оценивать адекватно. Конечно хочется быть хорошим для всех, но нужно понимать, что это утопия. Отнимающая кучу ценного времени. Маленькие просьбы вырастают в далеко не маленькие дедлайны. Свои планы должны стоять в приоритете.
• Каждому делу свое время. Многозадачность — это, конечно, хорошо. Однако, далеко не всегда эффективно. Взявшись за выполнение одной задачи, следует довести ее до конца. Сначала поставить галочку, а только потом браться за следующее дело.
• Учитывать собственные биоритмы.Для каждого человека есть свое идеальное эффективное время. Отслеживание личных биоритмов может найти его и учитывать при составлении планов на день.
• Правильное завершение сегодняшнего дня подарит продуктивное завтра. Планы на завтрашний день следует составлять с вечера. Тогда, проснувшись будет четкое представление о новом дне и его задачах.
• Порядок на столе значит порядок в голове.Каждый раз, заканчивая заниматься тем или иным делом, нужно оставлять рабочее место в полном порядке. Во-первых, это подарит чувство завершенности. Во-вторых, значительно упростит вхождение в следующий рабочий процесс.
• Мотивация. Любой труд должен вознаграждаться. Совсем не лишним будет придумать для себя маленькие поощрения за каждую выполненную задачу. 

Советы “Бывалых” 

Вопрос эффективной организации личного и рабочего времени взволновал немало людей. Исследователи, психологи, коучи написали сотни книг, пытаясь разобраться в данной проблеме и дать практические советы. 

Возьмем и соберем “самые сливки” от бывалых специалистов. Рассмотрим кратко основные рекомендации от  гуру тайм — менеджмента.

• Автор мирового бестселлера Стивен Р. Кови утверждает, что тайм — менеджмент является не просто инструментом эффективной самоорганизации, а путь самосовершенствования. С своем труде “ 7 навыков высокоэффективных людей” он дает практические советы:

1. Не стоит откладывать важные задачи в долгий ящик. Начните с того, что по-настоящему важно сейчас;
2. Поставленная цель должна носит важный и приоритетный характер. Нельзя прекращать двигаться в ее направлении;
3. Приоритетность — основа алгоритма действий;
4. Незначительные цели не стоят значительных усилий. Соизмеряйте вложенные ресурсы и полученный результат;
5. Упрощайте, а не усложняйте. То есть автоматизируйте, освобождайтесь от лишнего, ищите простой путь.

• Дэвид Аллен написал целое пособие, признанное лучшим в своем роде журналом TIMES. Книга “Как привести дела в порядок” говорит о том, что организовать нужно скорее не себя, а поставленные задачи:

1. Начинать любой день следует с составления списка дел на сегодня;
2. Написать отдельный список задач для решения которых потребуется комплексный подход;
3. Расписать проекты, которые на данный момент не выполнимы;
4. Обязательно иметь список дел под названием “когда-нибудь”;
5. Все списки должны быть упорядочены в своего рода картотеку.

• Джулия Моргенстерн написала целую трилогию, посвященную эффективному тайм — менеджменту. Основные моменты заключаются в следующем:

1. Необходимо всегда учитывать время, затрачиваемое на выполнение той или иной задачи;
2. Обращать внимание на отвлекающие и раздражающие факторы, чтобы в будущем уметь с ними бороться;
3. Для каждой задачи выставлять свой дедлайн;
4. Рабочее место должно всегда быть в порядке. Каждая вещь должна находится на своем месте.