Как управлять своим временем в условиях современной жизни? Обилие событий, информации, важных и срочных дел ставит под угрозу уровень успеваемости и качество их выполнения.
Можно ли научиться распределять собственное время так, чтобы его хватало на всё и на всех? Можно, если уметь составлять план и придерживаться его. Как это сделать — расскажем в статье.
Как правильно планировать собственное время
Как правильно планировать дела? Планирование – простое и одновременно сложное дело. Умеют это делать далеко не все. Известно, что человек, который правильно планирует собственный день и всегда живет по плану – успешнее других, продуктивнее тех, которые делают все спонтанно.
Важно научиться планировать решение рабочих вопросов именно в рабочее время, тогда не придется задерживаться после службы или выполнять задания в выходной день.
Поверьте, что рабочего дня вполне хватает для выполнения всех дел, если заниматься именно работой. Если же проводить время за разговорами, чаем, перекусами, просматриванием ленты новостей в интернете и страничек в социальных сетях – времени на работу не хватит.
Выходные дни тоже лучше планировать заранее. Да, это не шутка, ведь запланированный выходной пролетит гораздо продуктивнее и интереснее, чем тот, в который вы полдня будете придумывать, чем же вам заняться.
Ведь «поспать на два часа дольше» тоже можно запланировать, так же, как запланировать приготовление воскресного завтрака для всей семьи и просмотр фильма. Если купить заранее нужные продукты и скачать кино, времени на подготовку уже не потребуется. Все можно будет сделать быстро и продуктивно.
Конечно, всего не запланируешь, и всегда найдутся какие-то дела или вопросы, которые не вошли в план, но требуют вмешательства и времени. Такие проблемы способны сорвать все планы и забрать силы. Как им противостоять?
Если случается какой-то «форс-мажор» в делах, в первую очередь запомните, что не стоит паниковать. Нужно посмотреть, почему это произошло, и какие последствия могут возникнуть в случае несвоевременного вмешательства.
Проанализировав ситуацию «холодной головой», вы сможете найти выход из положения и прописать действия. Ежедневный план, который был составлен заранее, лучше пересмотреть и перенести какие-то дела на более поздний срок.
Если есть в плане важные пункты, которые невозможно переносить, перепоручите выполнение другим людям и проконтролируйте их действия.
Как планировать свой день?
Как планировать свой день и когда это нужно делать? Любое планирование лучше всего делать с вечера. Для этого следует выделить себе лишние полчаса времени, уединиться и взять ежедневник.
Читайте еще: Что такое дневник успеха и зачем он нужен
Если план составляется впервые, можно на черновике написать все дела, которые необходимо выполнить завтра. А потом уже распределить их по времени.
Как известно, некоторые важные и неприятные вопросы лучше решать с утра. Тогда в течение дня у вас не будет «висеть над головой» невыполненная сложная задача. Если ее завершить раньше, весь день можно со спокойным сердцем и нервами решать более простые вопросы.
Не забывайте оставлять в расписании время для отдыха и питания. Это важно, ведь очень сложно работать без перерывов и на голодный желудок.
Планируйте не только рабочий график, но и семейные дела. В противном случае вы рискуете весь день трудиться на работе над выполнением всех запланированных дел, а, придя домой, свалитесь без сил. Ведь в планах – ничего.
А если придумать какое-то приятное занятие на вечер, например, прогулка по парку или поход в театр, то днем вы будете быстрее решать важные вопросы, чтобы поскорее оказаться дома и подготовиться к вечеру.
Уделите в графике некоторое количество времени просмотру телевизионной передачи, которая вам нравится и интернет-посиделкам. Если вы запланируете это, вам проще будет оторваться от этих занятий. Ведь вы не лишили себя удовольствия, но сделали все по времени.
Телевизор, телефон (смартфон) и интернет не зря называют «поглотителями или пожирателями» времени, они действительно способны нарушить все планы и заставить забыть о делах.
Как правильно распределить свое время и все успеть?
Как же правильно распределить свое время? Для начала проанализируйте, как проходит ваш день. Можно взять листок и ручку и записать все, что происходит в будни и выходные.
Если вы работаете по найму в организации или учреждении, опишите весь день полностью.
Например, у некоторых людей это может выглядеть так:
- Подъем, завтрак.
- Дорога на работу.
- Встреча с коллегами, включение компьютера.
- Проверка личной электронной почты.
- Проверка служебной электронной почты.
- Чай/кофе с коллегами, разговоры о прошедшем вечере.
- Просмотр писем и дел, которые нуждаются в срочном завершении. Завершение этих дел. Если дедлайн не сегодня – откладываем.
- Время для смартфона: мессенджеры, пересылание смешных картинок друзьям, лента в соцсетях (кто какие фотки выложил, надо прокомментировать и поставить лайки), обновить приложение и посмотреть акции в интернет-магазинах и на сайтах.
Поздравляем, полдня прошло, можно отправиться на обед.
- Идем обедать (можно и на 10 минут пораньше уйти, начальника нет).
- Пообедали, идем в офис.
- По дороге увидели рекламную акцию в магазине в шаговой доступности: надо зайти! Зашли, опоздали с обеда на 15 минут. Увидело руководство – извинимся, скажем, что задержимся. Не увидело – отлично, можно еще и чай попить, а то после обеда что-то пить хочется.
- Проверяем личную электронную почту, вдруг что там срочное пришло!
- О, совсем забыл! Надо проверить рабочую почту и провести встречу с клиентом. Потом – перерыв, чай и обсуждение только что проведенной встречи с коллегами.
- Потом – смартфон, ведь я там с обеда не был. Соцсети, мессенджеры, звонки маме, папе и друзьям.
- Рабочий день близится к завершению, а значит, пришло время немного поработать: обработка запросов, подготовка информации, звонки.
- Параллельно идет беседа с коллегами: кто что делает вечером и куда идет (Ну а что? Интересно же).
- «Ой, забыл сделать звонок постоянному клиенту. Эх, придется остаться после работы…».
- Дорога домой и отдых. Какой? — Не знаю, посмотрим…
Наверное, в этом списке ежедневного времяпрепровождения кто-то узнал себя. Получается, что многие живут по принципу «день прошел, и ладно»! Иногда накатывает грусть-тоска, что ничего-то не успеваем, на службе нет продвижения, зарплата не растет, дома все плохо и беспросветно…
А кто виноват? Понятно, кто. Тот, кто не умеет правильно распределять время и следовать составленному плану дел.
Ведь распланировать свой день – еще половина дела. Вторая половина заключается в самодисциплине и действии.
Практические советы на тему «Как все успевать?»
Как все успевать? Возможно ли это в принципе? Приведем 10 практических советов на эту тему.
- Купите ежедневник, куда станете записывать все дела, которые необходимо выполнить. Возьмите тот, который будет по душе, который будет приятно брать в руки. Или сделайте его самостоятельно из любого красивого блокнота.
Разделите на примерные графы «время, дело, важность, результат». Так будет легче увидеть задачу и добиться выполнения дела. Пишите в нем все, что нужно.
Отмечайте выполненные дела, выделяйте невыполненные, черкайте, дорисовывайте, проявляйте фантазию.
Решите для себя, что станете следовать всему, что записано в ежедневнике, если хотите изменить жизнь к лучшему и успеть сделать многое в жизни.
То, что записано в планере, нужно только вам. Поэтому и сделать это должны вы. Примите это как факт.
- Будьте пунктуальны. Не опаздывайте на работу и на встречи. Уважайте свое время и время других людей.
Читайте также: Как стать пунктуальным и никогда не опаздывать
- Заведите привычку вставать сразу, как прозвонит будильник. Не лежите в постели «еще пять минуточек», они вас, увы, не спасут. Но украсть время, запланированное на зарядку, душ, завтрак и макияж смогут. На дарите эти 5 минут, используйте их для дела.
- Содержите в порядке вещи, которыми пользуетесь постоянно. Заведите для них места, на которых в любое время сможете их найти. Тратить время на поиски расчески или крема для лица ни к чему. Пусть расческа лежит на полке у зеркала, а крем стоит на полочке в ванной.
- Собирайте все необходимое с вечера. Погладьте или вычистите одежду, обувь, сложите в сумочку документы и ключи.
Если с утра занимаетесь спортом – приготовьте инвентарь, спортивный костюм и кроссовки. Вечером это можно сделать между делом, а утром эта привычка существенно сэкономит ваше время.
- Делите на подзадачи какие-то дела. Например, чтобы приготовить праздничный обед по поводу дня рождения одного из членов семьи, следует составить меню и заранее купить продукты.
Возможно, какие-то блюда или заготовки можно сделать загодя и с участием других членов семьи.
Сделайте это заблаговременно, и в день торжества у вас будет меньше хлопот. Вы встретите гостей не замученной злой кухаркой, а заботливой гостеприимной хозяйкой в хорошем настроении.
- Учитесь одновременно заниматься несколькими делами. Например, если вас каждый день ожидает дорога на работу и обратно – слушайте книги, учите иностранные языки.
Если варите суп – помойте сразу посуду и разберите кухонный шкафчик.
Распечатываете пачку документов – переберите лишние бумаги на столе. Возможно, некоторые уже не понадобятся – отложите их в макулатуру.
- Находите в любом графике время для себя. Чтобы не забыть, запланируйте его. Фитнес-зал, маникюр, стрижка, массаж, чтение книг, просмотр любимого фильма, встреча с подругой, прогулка, сон.
Если целый день заниматься выполнением запланированных задач по работе и дому, ресурс жизненных сил закончится очень быстро. Поэтому так важно предусмотреть время отдыха и переключения внимания.
- Заведите хобби. Это может быть рукоделие, рисование, путешествия, чтение. Любое занятие, которое будет наполнять вас жизненными силами и придавать вдохновение. Самосовершенствуйтесь и занимайтесь саморазвитием.
- Боритесь с самой вредной привычкой — ленью. Никакой, даже самый красивый и дорогой ежедневник не в состоянии будет помочь вам, если вы сами не будете делать ничего из написанного в нем списка.
Управлять собственным временем – значит управлять собственной жизнью. Если вы не знаете, как проводите время, вы не заметите, как пройдет ваша жизнь.
То, что вы делаете каждый день, характеризует вас как личность и закладывает будущее. Следите за действиями, не проводите время за пустыми делами и разговорами. Они не принесут ничего хорошего, а вернуть потерянные часы и задействовать их вновь будет невозможно!
